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疫情危機的時代機會.遠距連線在家上班指南

疫情危機的時代機會.遠距連線在家上班指南

時至今日2020年3月期間,國外地區的「新冠病毒肺炎」疫情爆發擴大,而出入國門的流動人數始終不斷(有的嚴重疫區國家尚未全面禁止入境……遲早會吧),只要萬一輕忽有個漏洞,就很有可能造成本地的社區型感染狀態(意即找不到明確感染來源情況……人人可疑人人自危)。樂觀的人認為,隨季節天氣的變化即會狀況趨緩,隨疫苗發展即會有藥品防治。悲觀的人認為,各國都是這樣發展形勢,終究無法避免難逃爆發,超前部署應變計畫則是必要的。

遠距連線在家工作」本來就是很多夢幻企業的追求的理想,職場上班人士多是非常渴望實現的,而能夠真正實現的企業幾稀矣。畢竟,人性會受到誘惑的弱點(怠惰、散慢、貪玩、分心等),是無法完全攻克的。縱然在網路發達的時代,已有各種網路工具可以運用,但是人們自己本身準備好了嗎?

為了預防傳染疫情,企業在策略上終究要積極面對遠端連線工作的實踐了,這是危機也是轉機啊。無論是企業主領導人、管理階層經理人、底層部屬前線員工,都要思考如何準備跳入新的工作模式,讓全員接軌作業,繼續生存下去。

大家要思考這個議題,幫大家節省點時間抓到概念,就從這張心智圖出發吧!



  • 工作環境
    不要虐待自己,戰鬥艙要有強大武器,設備要強一點,工作生活不單調,環境要舒適些,不要破爛沒有煩惱。
  • 連線主機
    網站 帳號 ID 密碼 傳輸 工具……全部都要準備好!
  • 遠端通訊
    溝通工具必不可少,操作使用要沒問題,備援設施待命使用。
  • 專案看板
    老闆交待工作、員工完成任務,部門檢討縝效,絕對需要一塊共同可以看見的大看板,才可以查看目標進度、核對產出品質,才會知道是進入決賽期,要勇奪冠軍啊。
  • 團隊協力
    需要多人接力完成的工作,要依循流程規範進行處理,接棒傳球都不能閃失,不能有掉在地上的任務喔。
  • 操作技術
    在獨立自主工作時,自己更需要強化一些額外的技能,才能順利應付工作的要求及團隊人員的配合。默契不會自然形成,就是要溝通再溝通,透明更透明。
  • 工作管理
    個人工作不受別人約束,那就要管理好自己。自己要會利用時間,保持工作專注力。要避免外界(或內心)的誘惑,利用工具進行封鎖,養成時間利用的好習慣。
  • 生活健康
    活下去就是勝利,保持身體健康心情愉快,要運動鍛練、要修身養心、要全家快樂。

選擇好用軟體工具

圖中所列的軟體工具,是比較熱門有代表性的知名品牌,讓您可以建立應用概念,但並不是唯一。其實也有其他開源免費的工具,請自行搜尋。最好要按照企業的文化習慣,再仔細評比選擇適用的工具。

電梯簡報引起注意.爭取進一步機會

電梯簡報引起注意.爭取進一步機會

電梯簡報之意義與作用

查了半天不知是哪個老外發明了『電梯簡報』(Elevator Pitch, Elevator Speech, or Elevator Statement)一詞,卻非常傳神明示它的意義(可參見 Wikipedia 的解釋)。通常它是指在向老大闆初步溝通提案時,要在極短的時間下完成,不能讓老闆一下跑掉、不能浪費老闆的寶貴時間,又要獲得一定程度的首肯同意,…… 確實很有難度喔!

現在這個名詞經常被人引用在新創事業人士的工作,初期需要招募資金投資時,向大老闆初次介紹的簡報手段了。創業的人確實需要多多向人介紹引入資源,如果事業的模式型態非常創新,就要多花心思和力氣去準備與練習了。

電梯簡報之心智圖範本提供

網路上說明「電梯簡報」的有益文章多如牛毛,自己可以去查去看,在此就不多加陳述。這裡根據一篇外文經典文章,試圖提供一份心智圖整理,不僅是說明內容準備的六大重點,也可以直接當作範本,用來準備自己的電梯簡報實質內容,當作演出劇本勤加練習、或是印出來當作小抄。一張心智圖清楚明瞭,真是好用啊!


如何做出信服有力的電梯簡報

每個企業組織裡可能都需要一個很棒電梯簡報,無論是行銷工作或研發團隊,在會談時能夠表達整個概述,確保做出能夠解決問題的清晰一致思路,顯現與眾不同之處。


但要如何建立所有需要傳達的訊息資料,而你的聽眾不會失去興趣的完美電梯簡報呢?

口碑行銷 5T計畫 範本

口碑行銷 5T計畫 範本

這本書《讓顧客幫你賣》談論口碑行銷的實踐計畫,分作 5T 方向來描述計畫的實行重點:
  • 談論者 Talkers
  • 話題 Topics
  • 工具 Tools
  • 參與 Taking Part
  • 追蹤 Tracking
內容不僅是教你瞭解口碑的推動驅力,更是幫你導引出整個口碑的推動計畫。只要順著它的重點大綱,就可以對自己推銷的產品撰擬出社交推廣的口碑行銷計畫。這等好內容當然要轉化成心智圖來記錄重點了…



上一篇文章的心智圖分享,已經提供了口碑行銷的完整概念,讀過的人可能已經躍躍欲試了。

PMO在企業組織建立的重要地位

PMO專案管理辦公室』是一個企業組織很重要策略管理單位,因為各個「專案Projects」都是指在一段時期內努力執行來達成特定的目標成果。有各式各樣的目標設定出來,就會有各個不同的專案形成,就會有各個獨立的小組進行運作。



大多企業組織來說,總經理的職能是要領導企業全體,在年初時設定好年度目標、在年尾時檢討績效成果。一般是多在業務開拓夥伴社交的工作運作上花費較多的時間,而內部的各個專案的推進追蹤和支持協助上,則最好是要有一個高層的PMO來統籌管理,再由一群專業PM人員進行團隊領導、在組織內跟催專案。試想一下,如果個個專案都要由總經理親自跟催的話,一來企業重要的業績(客源)拓展無法專注;二來高階職位執行跟催不太方便有效。所以專案管理還交給PM人員,統設專案辦公室PMO(類似戰情指揮室)來發功能較為妥當。這樣的概念是不是很符合一流企業的最佳實務(Best Practices)的組織架構呢!?

專案辦公室 PMO此心智圖取材自EMBA雜誌上一篇關於如何推動建立PMO的文章,是很有價值的管理概念哦!!

※ 本篇文章意原發表於2006/2/21,原圖由MindManager軟體製作。
修訂:增修部分文字,新增加XMind數位心智圖分享,可以下載喔!

成功的專案管理 PM要牢記

成功的專案管理 PM要牢記

這篇《專案管理成功方程式》寫得真好,不管你是多麼資深的專案經理(PM)或主管經理人,都應該不時的看一下,跳脫出專案工作細節的框框,檢視整個專案的成功度。


以我長期進行專案管理工作經驗而言,這份文章整理確有很大的價值。請閱讀圖中的內容,並把它貼到自己工作的桌面或專案辦公室的牆上吧!。

原文取材自EMBA雜誌摘譯專文。

※ 本文原寫於2006/2/10發佈,早年心智圖是用MindManager製作的。本次修改發佈增加XMind心智圖分享可以下載喔。

心智圖 XMind 作品原圖 (可以下載檔案)

專案管理計畫書範本大綱

回憶起筆者在中華專案管理學會(NPMA)參加專案管理師(CPMP)的認證課程,擔任一個小組進行專案計畫書作業撰寫的組長,我們設計一個"供應廠商評鑑稽核"的承包專案的題目。內容假設全球性的品牌大廠對台灣大陸的代工廠商需要一個專業的品質鑑定團隊,能夠符大廠的品質的要求標準,又能熟悉當地語文的處理。當然,這樣的商業模式在當時並沒存在,在未來會不會發生就不知了(註:就筆者所知,是有香港的公司在承包量產前的產品檢驗把關工作,台灣就比較少了吧),畢竟評鑑稽核總是存在部分的私人主觀看法,需要有系統的專業來取得公正信賴性,老外也不是傻瓜。

轉回話題,期間學會教授還要求各組組長寫一個領導小組"撰寫計畫書"的簡要專案計畫,以我的功力,當然是勇奪第一名嘍,還上台作了個10分鐘分享簡報。只是最後按計畫完成的小組專案計畫書卻沒得名,有點可惜。一份好的計畫,是需要團隊小組各專業人員的意見投入,整合起來的,當時的小組人員是不同產業的人員,對於假設的商業模式不太容易一下子深了解,為了這個問題我們還設計了沙盤演練,整個商業模式從RFI, RFP, RFQ, Contract, SOW, Project Plan, Hand-off,  大家玩得不亦樂乎,互動期間也學到很多東西。(真的很懷念這些可愛的同學哦)

這張圖是是我們撰寫專案計畫書的大網,是引用美國一個著名顧問公司提出的範本(國外有很多這類資源,很看重計畫工作),對於要撰寫專案計畫的人也許可以參考一下。理論上專案計畫書內容雖說是要函蓋五大流程、九大知識領域,但一份出色的計畫書不見得要像PMBOK一樣弄成九大章節來寫,重點應是內容是符合邏輯,在計畫顧及各層面的技術和要求。我們的小組認為我們做到了,可惜評分的老師有點八股,認為在章節標題上看不到九大管理名詞,就刷下來了,小組同學頻頻大呼不平。呵呵,一切往事只能回味了。

現在PMP, CPPM等專案管理認證課程在市場炒得很火熱,有學真功夫的,也有抄快門的,只是不知是否還有要求學員真實地去做份專案計畫書,若有學弟學妹想要抄用這份大綱,無論如何要多多用腦筋喔!



企業營運頭號年度大計 – 行銷計畫

這是真的,很多企業裡沒有「行銷計畫」(Marketing Plan)的存在!真不曉得行銷企畫和推廣業務部的人在混什麼?

呵呵,其實人是很聰明的,誰會去寫個行銷計畫來緊綁自己的工作呢?商品銷售是做到愈多愈好,「坐而言不如起而行,與其去寫寫沒用的計畫,不如去外面跑跑業務吧!」若連老闆也認同這個看法,那就真的不用寫吧。

通常是創業時在寫營運計畫時,連帶的把行銷計畫也寫起來納進去,而後就束之高閣了吧。多數企業人員對「行銷計畫」大多不是很認真看待,因為縱然環境分析策略方案做得再好,關於財務的預測數字總是虛構的理想,理想和現實總會存在很多變數和差距,計畫出來的理想只是給股東和貸款銀行來看的。……好像說得有點太白了。


在這份行銷計畫範本裡有句話說得很好:「只有一個弱點是真正的弱點,就是如果公司不能立即去調整自己的策略。」意思就是說變化的因素是既快又多且巨,行銷計畫的策略戰術就要隨時檢討和適時調整。但如果連一份年度基本行銷計畫都不存在,就別談什麼調整因應了,對吧!?

這個範本是譯自國外的心智圖分享,我覺得內容很不錯,除了範本大綱之外,還有備註說明,指引內容撰寫的重點,很值得引介到國內企業來應用,相信很多人都習慣愛拿範本來抄用吧。就我的看法,這個範本章節編排和內容涵蓋算是不錯的,但是在『人員激勵』方面著墨較少,這是行銷人員關注的重點,不可或缺;另外在『公關運作』和『社群關係』等新時代行銷活動也當有所注意。其他部分就要自己看要貴公司產品服務性質來加以添加發揮了,形成自有獨特的行銷計畫,也是原作者的主張。在此暫且不加增添,保留原作的內容。

使用心智圖型式來演釋公司的行銷策略,也是很好的做法。第一、不用贅述一堆馬屁廢言;第二、細節資料報表用作附件,易於更新;第三、團隊員工容易讀取、理解執行重點。第四、老闆很容易進行檢討調整。範本既然分享出來,以後比較沒有藉口不寫行銷計畫吧,歡迎下載取用,呵!

心智圖法 Mind Mapping 的研究整理

這是一篇有關心智圖法的資料彙整,收集網路上的心智圖教學檔案或論述文章,可以當作有心接觸研究的素材。




心智圖的技法是老外在1970年代發明的,早期用手工繪圖筆記而成,在個人心智開發和學習有很大的成效現在用電腦軟體工具來輔助,成為思維e化的最佳工具,在團隊應用和組織管理上也有進一步的深化。根據許多研究報告來看,它的效益是已被證明而無庸置疑的。我個人在使用上的經驗上,無論是學習、生活、工作,都獲得很大的助益。據說「心智圖法」已被一些國家的教育單位視為國家民族競爭力的成長利器,像韓國、香港都將心智圖法納入國中國小必修課程之中。

心智圖的規則是很簡單的,學習上根本不用花費什麼力氣,只要發揮想像力,努力去創造自己喜愛的風格就可以了。我學習心智圖是緣於早年在全球性外商公司服務時,從新加坡亞洲中心總部的一位管理導師學來的,其實他也沒什麼特別的教授,導師只是把心智圖應用於公司的產品分類和管理知識的分享,放在公司內部的知識學習(Knowledge Learning Base)網頁上,並有一個關心智圖的教學簡報,下載回來自我學習,還買了當時流行的心智圖軟體來使用,應用在本身工作的大小專案上,以及一些內部教學課程上,效益發揮非常不錯。尤其是它具有"一頁瀏覽、層次分明、一目了然、全盤思考"的特性,有很大的思維邏輯拓展功效。那段時光真是玩得不亦樂乎,至今一直不能罷手。

現在市面上有關心智圖的書籍、軟體、課課或廣告,已有愈來愈普遍的趨勢,顯見用過的人已發現它的好處,沒用過的人也想納為自己的思維工具,大家愈來愈重視心智知慧的開拓了。學習心智圖並不必須要花大錢去上課研究技術理論理的解釋,我推薦看一本老外寫的中譯書《心智圖筆記術》,頁數不多,內容卻是簡潔有力,一看就會,很適合時間繁忙的現代人入門學習。

而支援心智圖的軟體,在全世界大概有20種左右(可查看Wiki),有免費的FreeMind、有老牌專業的MindManager、也有偏向在美工或專案管理功能的心智圖,甚至發明人的機構也有軟體推出。各個軟體的功能大同小異,但特性就各有不同了。我嘗試過很多軟體,有的功能陽春,有的難以操作、有的中文相容性不佳。而我目前使用的XMIND思維導圖(獲得2009 SourceForge最佳教育類開發軟體、2010 PCWORLD 百大產品獎),是一套跨平台開發的程式、有中文支援的套裝軟體、檔案匯入匯出轉換、上下圖面層次鑽探、多圖彙集的工作簿、還有即時MP3錄音紀錄的功能,專業功能在使用上毫不遜色,而粉彩色系圖型美觀自不在話下,使用起來真的非常理想。我計畫陸續會利用它將先前的舊作一一匯轉過來,不斷延續思維智慧的生命力。。

這裡要注意提醒的是,有兩個原文名詞,是需要加以分辨定義一下,以避免世人混淆亂用:

  • "Mind Map"        --- 是指圖面。譯作「心智圖」、或稱思維導圖、思維圖、心圖、腦圖等。
  • "Mind Mapping" --- 是指技法(有點像動名詞)。譯作「心智映圖」,或稱心智圖法等。


最後,以下抄錄一篇【關於心智圖】的簡介文章 (from XMind台北推廣服務中心(ActsMind理)

啟動事業面對不同的挑戰要一一化為藝術 (remixed)

創業啟動是個藝術◆⊕全面指引明路

啟動的藝術】(The Art of Startup)是一篇關於創業者在開啟事業組織時所應牢記在心的要點。 面面俱到,寫得太好了!每個想創業的人,或是正在創業的人,都應該不要錯過喔。把這圖印出來隨時提醒自己,隨時掌握好經營方向的舵把,在定位、銷售、企畫、人員、資本、品牌、和心態上做出正確的策略判斷和執行決定。成功找方法、創業找門道,避免初次創業的失敗教訓,它是很好的創業方向指引!



啟動一個事業面對不同的挑戰要一一化為藝術


對女人來說,懷孕生子養育成人是一個偉大專案。對男人而言,開啟一個營運事業則是人生的偉大專案。它的偉大在於創造』,要面臨很多的關卡和決定,若是一個不小心,就會造成很大遺憾。所以當從事偉大的事件時,最好需要有經驗的舵手能夠從旁指引,如果找不到,讀書是一個很好的方法,可吸取成功人士的經驗。我讀了不少創業相關的書籍,認為描寫最實在、最為有用的就是這一本《創業的藝術The Art of The Start》。

我是不小心在中山地下街的書攤發現的,在50%off的一堆書中,說舊也不舊,真的很便宜,希望那些在青創會上課的同學們都有機會看到。其實早在幾年前就在EMBA雜誌看到新書摘要,就覺得內容很棒,終於有緣看到中文譯本的書籍,讀完之後把先前的心智圖重修內容。如果您是打算新創事業,這本書提供獨具智慧的看法和實用建議,不僅對創業者有用,對經營者也是絕佳的指導,不要錯過了,再且應該翻爛它。

作品原圖:(點圖放大看、可下載)

企業流程管理是策略後的行動主角 (remix)

企業流程管理」 早在80年代就開始發展,那時流行的名詞是『BPR流程改造』、『Down-sizing組織精整』 等,聽起來很是令人害怕的事,幾乎等於是要流程自動化後再大量裁減人員,尤其是GE奇異企業CEO傑克威爾許實行的最為有力(號稱原子彈殺手),其次是很多美國老牌企業為了要與「日本第一」的企業競爭,紛紛啟動BPR。成功者大肆宣揚,不成功者只好隱忍沉潛啦。



其實流程自動化電腦化,確實帶來很大改革助益,為了導入系統 進行流程改造也是必要的。然而真正的流程管理是基於營運模式 ,著眼於企業的策略目標,隨著資源的擴充,不斷的進行改善演化積極的企業流程管理,是利用 Benchmarking、電腦作業自動化、知識學習系統等手段來進行專案式的變革管理,用來促進成熟度的提昇。所以,我喜歡在流程管理時講流程作業的『進化』來取代傳統的『改革』字眼,讓人容易接受變革的導入,而不是要去革他的命喔。

這張心智圖是BPM課程的心得整理,有幾個重點呈現出這個概念。BPM不是只畫畫SOP、搞搞操作手冊就能促成的,最重要的是落實流程效率執行,能夠有對的產出,符合企業策略目標的績效方向,才是真正的管理作為。



導入知識管理系統 vs 引用心智圖法

導入知識管理系統 vs 引用心智圖法

最近參加幾個以「知識管理」(KM, Knowledge Management)為主題的座談會,主題在強調這是企業創新的第一步、善用知識力企業營運大躍進、知識管理激活企業應用力。主辦單位是政府經濟部中小企業處,正在進行「中小企業知識管理推動計畫」的活動,可參考其專設的服務網站。我覺得這是很好的推動,尤其有政府單位以輔導的立場來提供這樣的資源整合,是再好不過的,可以多加利用一下。

座談會論述的動點不外是在說明「知識的價值認知和對企業組織的重要性」、「知識管理的方法理論、推動方法、實例經驗和系統工具等」,看來目的就是要促進:中小企業來重視評估知識管理→接受推廣單位的輔導→尋找適合的工具系統→進行專案導入應用→完成(企業優勢昇級)。與會學者來賓無不提出精彩見解和分享,在此特將接收到的心得重點,用心智圖整理記錄下來,並加上一些自己的省思(後述),如下圖。



所有的簡報陳述都是呈現非常合符邏輯的,應該沒有人認為建構知識管理系統是企業組織可以或缺的基礎工作,我也完全贊成。但是這裡我個人要提出幾點逆向思考的觀點,供正在評估導入的領導者作為參考:

  • 中小企業真的可以得到立即的效益嗎?
一如學者專家所言:『知識是需要人們願意分享出來、經過長期的累積,長遠的效益發揮是強勁的』。正確!但是在台灣的現實面上,中小企業的人數普遍很少,10人以下的公司滿地皆是,而且平均壽命都很短暫。中小企業首要面臨的是在競爭環境存活下去的問題,每個人才都要投入市場戰鬥,公司的「產品創意know-how+快狠準的策略績效」才是突破事業初創起步關卡的不二法門。所以我認為,如何讓員工在戰鬥位置配備立即有效的武器,才是最優先要思考的方向!
  • 企業員工(使用者)在導入後會真正的Happy嗎?
聽到會中所有的實例分享報告,無不強調:「要有高階主管的支持」(就是要top-down的強制執行啦)、「要有誘因引發員工參與並持續」(就是要有紅蘿蔔獎勵回饋啦)、「形成一種企業文化」(就是要員工奉獻分享或虛榮譽心啦),完全沒有錯(換個方式講也正確啦)!不必想也知道,導入系統後首當其衝的是低層員工,必然會因為增加的工作量而反彈(或說敢怒不敢言啦),企業也不會永遠提供相當的誘因來作回饋,所以絕對沒一個員工會是happy的啦。我自己就曾實際經歷過,公司買了一套有名的KM系統在內部建置起來,擺了很久根本沒人要去用它,私下問了問原因,結果是大家都很忙根本沒時間去用(當然這是常用的第一藉口啦)。
  • KM可以幫助發揮員工的工作效能、真正提昇企業的績效嗎?還有更佳方案嗎?
知識管理可以增加效能提昇績效,答案毫無疑問是肯定的。其實ISO也是、教育訓練也是,統統都是啦。凡是只要能夠增加人員技術能力的工作,都是啦!精明的企業領導(老闆)所要計算的是投資報酬率,無論是成本費用或是時間投資,有效有用又能快速發揮的才是最佳實務的好方案。投資在一個讓員工不怎麼happy的方案系統的確是不太高明,尤其是中小企業,在投入的優先順序上要有規模和時機上的考量。

在台灣絕大比例的小型企業人數多在10-20人左右,中型企業則在30-60人上下,要說服他們導入KM系統,我估計是不會超過20%的。在超過60人的企業(不含製造員工)才有導入ISO, KM, ERP的意義吧。在60人以下的企業,應該要先從激發人員在知識上蒐集、開發、利用、和創意的工作之上,著重在知識實踐的技能活動上,才能發揮知識的最大效用。這才是中小企業領導人在策略上所要努力的方向。

那麼有什麼更佳的建議方案嗎?有的,就是全面引進心智圖法和軟體工具。理由:
  1. 把無聊的文件工作化為有趣的圖像思考方法,擁有好的方法和工具,讓員工先樂於成為真正的知識工作者。
  2. 這是一種bottom-up的變革導入,可以從個人心態開始建立知識專家和社群,塑造真正主動分享的文化。
  3. 心智圖法可以滲透到企業營運各個工作層面或型態,確實減少時間浪費、提昇產出品質,效益立即明顯。
  4. 藉由一致的軟體e化工具的幫助,將大大提昇整體組織的知識溝通能量,同時也提昇人才價值和生產能力。
  5. 最重要的是:投資花費少、立即可以應用、效果明顯易見!
    (另外,如果是已經導入KM系統但結果不如預期者,趕快引用心智圖法和工具,或許還可以補救起來。)
如果你進一步探究「心智圖法」,你會發現它完全符合知識管理的本質中的5Cs、4Cs方法(見圖內列示),也是促進人們把創意行動轉化成價值的好工具。而當你認真要進一步導入知識管理系統時,先前用心智圖所累積的知識經驗,也將可以成為建立知識地圖的最佳先導準備。太棒了!

最後,用個簡單比喻來說:KM系統像是個魚缸容器,輔導顧問可以教你如何擺設裝置、教你如何養殖維持,但是真正主要關鍵所在是魚兒快不快樂、願不願意投產,能夠讓它更豐富、更美麗呢?我想你應該了解我所要傳達的重點了吧!
Tips:
企業如何引用心智圖法和工具軟體的方法?
  1. 評估購置一套好用的心智圖法軟體。(XMind 不錯用)
  2. 作一下軟體操作教學及應用訓練。(從員工開始)
  3. 內部報告文件都改用心智圖型式。(從主管開始)
  4. 忘了 MS Office 吧! 那真是累死人的東西,哈!

簡單吧!

目前最夯的心智圖法XMind在台北有推廣服務中心,有不少知識建立,也可去參考一下哦。

◣電子產品開發專案時程計畫◢.(Remix)

◣電子產品開發專案時程計畫◢.(Remix)

如果您曾閱讀我之前的文章《台灣經濟發展與未來趨勢發展》,應該已經瞭解產業發展的趨勢是:『OEM → ODM → OBM →EEM 』了 。如果您還在OEM/ODM的產業鏈裡,也不必認為它是窮途末路即將消失的工作,它只是大部分轉移到有優勢的地區了,例如世界工廠的中國大陸,量產前的研發驗證工作,有些還在掌握之中(因為在本地進行還是比較快速)。從另一個角度來看,就算您是從事品牌行銷或服務體驗的工作,也必須去了解參與一下研發實務的專案流程,才有助於「紫牛」產品的策略發展。



OEM/ODM模式的產業在台灣發展很久了,還有很多3C電子產品是在台灣研發的,只是後段的生產組裝線外移了。作為研發團隊的設計人員和專案統籌的PM人員特別辛苦,經常要兩地飛奔。久而久之,可能就要移民他鄉了……。我本身從專案管理人員晉昇為流程規劃和教育訓練,對於這部分的經驗和知識頗為深入的。所以,特別將它轉化為可以解讀的心智圖來作知識分享,也運用在不同的教育訓練場合中作為教材。

之前作品是用MindManager製做的,是直接使用wbs檔案匯入,再做成心智圖法式。這次轉換使用 XMind Pro ,改成常見的組織圖型式,會較讓人接受。這裡附一張 XMind Pro 操作畫面(點圖可放大看),顯示它的「工作任務資訊」(右上)和「專案時程甘特圖」(下方)的功能面板。值得一提的是,當任務資訊的完成進度設定調桿移動時,甘特圖上的黑線也會隨著程動,而在心智圖上的完成比例圖示也會跟著變化顯示,非常厲害。還有,當你前後拉動甘特圖上的任務圖條,在任務資訊就會自動更改日期,這樣編輯日期就會很省力了。如果工作任務逾期未完成,在心智圖上的工作位置後還會出現一個淺黃色▲圖標來作警示。


這樣你應該可以意會到,XMind 心智圖可以運用在專案管理的實務上,對於在長期追蹤進度、控制問題、記錄過程的動態工作上是很有幫助的。而不是只限於畫畫心智圖、作作計畫溝通溝通而已。所以,對一個專案管理師而言,心智圖軟體可能才是你縱貫專案全程的最好用、最有效工具了!! (當然,專案管理是絕對實務性質的工作,是不必為了工具而工具的啦。)

:-)


以下收錄是早先的作品文章,可參考說明!

§§§ 打造愛情專案●○‧ (Remix)

七夕前夕,有人問道:為什有情人節沒有夫妻節呢?說實在的,能夠成為夫妻是好幾世修來的綠份,得來極為不易,才是更應該有個節日存在,免得藉口說是老夫老妻了,何必過什麼情人節嘛。哈哈。

我以前有一篇『打造愛情專案』的心智圖,是專案管理的階段目標達成的方式,來達成追求愛情結果的方法論,非常有創意,很有趣味性,也有點指導戀愛的意味。只是不知道有沒人因此受益。如果你是渴望愛情追尋結果的年輕男女,不妨仔細看看心智圖的內容,或許會帶給你很大幫助!

如果有興趣,可以跳去看看先前那篇文章。不過當時的心智圖是年輕時用 MindManager畫的,現在改用XMind來重新呈現,感覺佈局設計較為成熟,加上XMind軟體的顏色是以漸層粉色系為主,看起來更加柔和悅目。






以下是先前文章的內容~~

從創業到上市 成長歷程十四步驟

非常競爭優勢 - 知識創業十四步驟》一書的原文名稱是"High Tech Start Up -- the Process of Forming Company",是提供創業者有關公司創業的經過歷程,所需要慎思熟慮的考量與建議,是一本非常詳盡合乎邏輯的知識書。這幅心智圖把書中的十四個歷程重點節錄出來,用顏色區分,一目了然,效果很好。



我們知道創業是非常辛苦的事,很多事不盡然地會如預期完成,也有很多事會不如預期地出現,這都要付出很大的心力去克服。這書中對各個歷程的工作核心、目標、結果有了具體輸廓的描述,最重要的是它指出面臨的風險和所需要的協助。對於創業者埋頭苦幹之時,能夠向前看到成長突破的桎梏,能夠專心致力的走過風暴與陷阱。對於無數的中小企業來說,上市可能是遙不可及的路程,但是對於創業的熱衷和夢想下,心裡仍應有一份地圖,讓事業夥伴和參與的同仁,能夠持續打拚而不致迷失方向。

從專案管理角度來看,它就有點像是WBS,把各個階段的工作展開,但它是以策略方向作為指引的,可說是策略地圖的一種,非常有利於計畫的推展。我曾作了一個以"愛情"為目標的策略地圖,非常類似這樣的展開,也是心智圖法常見的策略應用。請見→ 《打造愛情專案》新心圖呈現

原圖檔案分享:



內部控制內部稽核管理實務

這門課程「內部控制內部稽核管理實務」的講師陳禮炫先生是內部稽核協會的創始理事,也是多項管理顧問的講師。老師在課程上除了內控內稽的理論架構詳細點出外,有更多的實務經驗,和做人做事的EQ技巧分享,非常棒。有幸在青創會上了這門課,學到不少知識,特把重點心得整理成心智圖,留下"證據"資料。



金管會有號令明文規定,「內控內稽」是在公司要上市時所必須要建立的書面制度,必須請簽證會計師審查。它是企業在流程制度化後的下一步工作 ,如果要進一步上櫃上市的話。書面制度建立需要由核心專案幕僚來主導,配合各部主管專人合力完成,另外還要建制執行的內部稽核人員(隸屬董事會)。「稽核人員」是非常不好做的工作,首先是會失去一堆信任的同事好友,把自己的人際關係給搞跨了;其次是在上級"指導辦事"下很不好拿捏尺度,有時在選擇正義公理下,甚至為了自身作為的合法性(簽證),可能就會失去工作的保障。如果你看到你公司的稽核人員流動很頻繁,就可要注意公司幕後玩法情事,小心不法罪責上身了。

公司治理,首重誠信,誠信來自人心,人心要抗拒誘惑,則需要道德勇氣。無怪乎法鼓山聖嚴法師提倡「心六倫 」,得到各界的響應支持連署。「做對的事,由對的人、經由對的流程,把事情做對!」是企管的至理銘言,"內控內稽"不僅是要把重大缺失糾出,還要偵測預防潛在危機的發生,協助經營管理能正向地朝目標願景發展,才是對的事啊!

這幅心智圖的內容是挺龐大的,用圖片檔讀起來是不太方便,如果用XMIND軟體下鑽上鑽的功能就很方便了,只要主要分支主題上按[F6]鍵就可以下鑽一層心智圖來看。這份心智圖原檔,我會放在【分享論壇 】上分享,歡迎下載看看。


「專案管理」心智圖大集合

我在分享論壇裡發表blog中幾篇發表有關專案管理文章的大集合的心智圖檔案,網址點入。分享我多年在專案管理的探索與實務的心血。 裡面總共有8個圖面,包括:

  • 專案管理定義
  • 專案管理九大知識領域(PMBOK)
  • 專案計畫書範本
  • 專案類型
  • 專案管理師工作說明書SOW
  • 專案管理成功方程式
  • 創造專案管理辦公室PMO
  • 專案管理實踐OPM3評鑑研究
希望有志在PM發展的朋友能取得檔案加以善用!!。
例如其中「九大知識領域」是PMBOK的條綱整理,可以用來準備PMP, CPPM的認證考試。

「專案管理」是實務經驗累積而成的學科,不像會計、統計、工程、律法有深厚的科學理論,需要不斷的實踐運用其中已被證實的工具方法,為專案執行帶來效益。其中的領導團隊方法,更是個人修養與經驗的累積,無法由他人傳授灌輸。不斷地充實管理知識,好好地運用適合的工具,建立自己的專業風格,是我對新進PM人員的建議。

這個檔案是重新用XMIND軟體來彙整原來用MindManager寫的資料,圖面風格與舊圖有些不同,但資料相同,也比較好看。XMIND的檔案可以包含多個圖面,就像試算表一樣,利用很多副頁可以彙集相關不同的主題,對個人的知識分類來使用是很方便容易。這個功能特性,也很適合組織部門的管理,例如整合年度目標、成員編組、基本流程、績效追蹤等;如果做為專案管理也是很方便,從專案目標範疇、團隊組織、分工時程、文件產出、會議進行都可以合在一起。您可以試試它帶來的效益。

「分享」是晉昇知識工作者的一個層級,也是一種成功的組織文化,也希望大家加入分享論壇,分享自己的專長知識或見解思維,吸收學習他人的智慧經驗。

《打造愛情專案》新心圖呈現

打造愛情專案》這張心智圖是我早期的創作品,將愛情專案必經的階段,用專案管理WBS的方法,分別說明各階段的內容、關係、時間、策略、關卡等,說起來蠻是頭頭是道的,傳給追求美滿婚姻的朋友來看,還挺有價值的。後來架起部落格,發表這篇完全自創的作品,還獲得推荐獎。



現在我使用新的心智圖軟體,試試把舊的檔案匯進來看看,把一些圖標重新編製一下,最後效果看來還不錯哦。比較起來兩圖風格效果是各有特色的,喜歡那一張就看個人喜好了,只能說軟體的技術進步,會愈來愈方便。這個原始檔案也同時放在【XMIND 分享論壇】裡,供有興趣的朋友可以下載來研究看看。

過完農曆新年之後,緊接著就是 2/14西洋情人情了。相信這張圖對未婚的男女會有點用處,尤其是相信專案管理的人,呵,畢竟它也算是指引愛情經營的一份地圖吧!加油!加油哦!願天下有情人終成眷屬~~~


企業網站規劃


規畫一個企業商務網站,有些內容要素不可缺少,這個心智圖把網頁的必要內容提出基本的規畫。



當然各種企業的模式不盡相同,所偏重的內容方向可能不一樣,例如自家商品獨賣,代理商品經銷,百貨商場陳列,專案服務提供等,各會在核心能力上強化網頁內容。其實規畫上最重要的原則是『消費者導向』,也就是從消費者觀點上來考量,來到你的網站會去想要看到什資訊,然後在網頁設計成很便利導引到所要的地方。

有人解釋這相等於賣場的『動線』概念,也許可用個新名詞叫「眼線」--眼球的動線吧。如果可以把客戶在網路上集結成一個社群,或是在網上形成互動,這將把是網際網路的應用納入商業模式的應用,要如何利用類似的應用來創造商機,則需要動動腦筋啦!

提到「動腦筋」,心智圖是一個值得利用的工具。台灣要走向創意產業、或是知識工作,應該多多利用好的工具,來維繫創意思維的生命力。如果使用心智圖軟體,來進行這部分『思維的電腦e化』,將會創造很大競爭能量。有個純中文化的心智圖軟體即將在台灣推廣了,大家不妨多注意一下哦!!


創業營運計畫書撰寫架構大綱 ˇ



前幾週參加一個「創業計畫書撰寫專班」, 藉機會聽聽實務上的輔導業師的教授,並自己親自實際下去撰寫,真得學到很多東西,吸收不少書本外的知識。特地將營運計畫書(Biusiness Plan)的大綱架構重新思考,將以前收集的計畫書資料和課堂的講師的加持融合在一起,加上自己撰寫的實務心得,整理如圖,供大家參考引用,或是檢視自己的計畫書,應該很有利用價值。

之前曾整理網路上蒐集來的營運計畫書和創業簡報資料來發表心智圖,而今天這篇圖則可說是自己用心思考、用力增補改良而成,成為最接近實務的完整大綱,也可說是一個創業思維的地圖。有意創業的朋友可以按圖來思索。

有個老師說得好:「不要怕自己寫不好計畫書,但一定要開始下去寫」它可以幫你以文字來檢查自己的構想的實現性。沒有人一開始就是專家,寫出來拿給不同的人(朋友、專家、顧問、同學)用不同的角度來看,得到的建議或討論,都是獲益非淺。再不斷地增補計畫內容。就會愈來愈成熟實用的。....Just go and have fun.



相關閱讀:《營運企畫書是事業的首要里程碑◤

PS.
①點圖片即可跳出新視窗來放大看圖哦!
②此圖是採用新的軟體繪製,效果變化功能還不錯喔! 還可以轉匯成文字檔、Word檔、PowerPoint檔。我寫BP就是用這個方法,先腦力激盪通盤思考,從大綱展開細節內容,再轉匯成簡報文件加以後製修整完成。用一頁心智圖全覽的思考方式,確實節省時間很有幫助!!

完美理想的專案經理工作職掌說明書 PM SOW

完美理想的專案經理工作職掌說明書 PM SOW

專案管理知識是累積性的實務知識,不像會計、理工、資訊等科目可以深埋在理論的象牙塔裡討論新潁或艱深的技術來把玩啄磨。一個合格的專案經理人最好有實務運作的經驗,也要能技巧性的運用管理知識和操作工具,來從各方面促進專案的成功。

以我本身從事專案管理工作的經驗和多年的知識學習,想嘗試來寫一份理想的專案經理人的工作職務說明書(SOW),包含工作目標、內容(JD)、人才要求(JR)、及績效福利(Benefits)等,以心智圖形式呈現出來,如圖,我覺得非常適切於專案管理部門或經營幕僚單位來引用。

"專案經理人"是以專案管理為主要任務,透過組織團隊的專業人員來達成各個任務(Tasks)目標,以完成專案的整體產出結果。
理論上,只要具有相當的管理經驗和工作技巧,就可以勝任不同型態產業的專案管理工作。工作所不同的只是要面對公司所在產業的產品或服務(和文化)差異,而專案經理工作的核心目標、原則和方法是卻都一樣的。所以,這張工作說明書實際上都可用各種公司的專案經理人職務上,只有少部分細節稍微調整一下即可。例如"產品研發專案"和"系統導入專案"是不同的標的物處理,但專案管理過程上的技法則是大同小異的。

我們拿這圖用在面談新人時非常方便,可以很快地讓他知道這份工作的主要訴求,而他有沒有充足信心來接受這樣的工作內容,則是我們錄用與否的關鍵判斷。(這張圖以前是只有英文描述文字的,順便可看看應徵者的外文理解程度。)

在網路工作銀行中常常看到很多公司把專案經理的要求寫得像神一樣,要求非常專業的技術背景如本科的學經歷,例如要會程式語言、要會設計製圖、要會財務計算等。有此背景技術熟練固然是好事,但是公司要拿他去作專案管理之外又要他做功課搞產出,角色功能混亂、時間執行重疊,絕對不是良好的職務設計,反而會有「球員兼裁判」的管理盲點形成,會造成管理和產出的品質效益均將一無是處。

所謂「專案團隊」是強調的是分工合作的原則,才有利產出能快速完成且符合品質預期。專案經理人的主要多數任務是要領導團隊工作的方向,並協助內外部的溝通協調由非技術出身的人員擔任,可造成團隊內公平又不侵犯的人員平衡效益。另外一方面,業界裡能兼具技術和管理的經理人才實在不多,例如像我看過很多的優秀的工程師,只喜歡拆解組合產品、專注研究技術科技的發展,大多不太願意擔負管理溝通的瑣事責任。所以,若是這工作職務太強調技術背景,將可能導致找不出或錯過了很好的優秀的人才,對公司營運才是一大損失。

至於「績效評核和獎勵福利」措施,則是在人事規畫為了達成「育才、用才、留才」目的所不可少的,在面談要進一步談到細節時,總要把它說明清楚,讓預備錄用的侯選人知道這個職務工作的評量方式和所得犒賞。員工辛勤努力的付出會有了相對的回報,自然會用積極的工作態度,才有動力為謀取公司組織的最大利益而持續奮鬥下去。

專案管理不是一件討喜的工作,若是職務環境設計不良,更難以發揮成效,最後可能會淪於打雜和炮灰的作用。通常造成因素如下:
  • 沒有適當的位階和授權
  • 沒有具潛力素質的團隊成員
  • 沒有堪用的工具系統控制作業
  • 沒有強力的資源支援或專家輔助
  • 沒有成熟的流程規畫和有效方法論
  • 沒有即時的評量檢討和合理回饋激勵
另外,在管理上的工作都是屬於"軟性"的領導技巧,不是硬裡子的功夫技術操演,不易顯現工作的成效給人看,如果再碰到上述的無法自控的外變因素,再厲害的專案管理高手,也是會高高舉手舉腳就地投降的。這工作是吃(盡心)力不討(老闆)好,無怪乎陣亡率很高說!

但是,PM人員畢竟是組織中絕對重要不可或缺的職務,所創造出的價值比任何職務都要高,大家還是要珍視為寶貝來好好培育對待才是。

原圖:下圖是早年以 MindManager 軟體繪製的。上方圖框則是用 XMind 轉換之後檔案,以下載分享。


※作品心智圖:(可以下載 XMind 檔案)

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